De handgeschreven brief maakte plaats voor sms’en en WhatsApp, de papieren agenda werd vervangen door een digitale variant en zelfs Playboy Magazine heeft het moeilijk. Logisch dus dat steeds meer zelfstandigen kiezen voor digitale facturen. Jij (binnenkort) ook? We loodsen je door de need-to-know-info.
- Wat is een digitale factuur?
- Waarom kiezen voor een digitale factuur?
- Wat heb je nodig voor een digitale factuur?
- Aandachtspunten bij digitaal factureren
- In 4 stappen naar een digitale factuur
Wat is een digitale factuur?
De schoendoos vol papieren facturen is passé. Digitaal en elektronisch zijn de toekomst. Maar wat is het verschil tussen die twee?
Een digitale factuur is simpelweg een factuur die je digitaal verstuurt. Een PDF-, Word- of Excel-bestand via mail, bijvoorbeeld. Of – iets minder efficiënt – een scan van een papieren factuur. Tegenwoordig bestaan er tal van tools waarmee je in enkele klikken een factuur opstelt en verstuurt. Eenmaal een klant je mail ontvangt, kan hij de factuur downloaden en die onmiddellijk lezen.
De elektronische factuur – ook wel e-invoicing of e-factureren genoemd – gaat nog een stap verder. Met een facturatietool stel je eerst een factuur op in UBL. Dat staat voor Universal Business Language, een internationale standaard voor elektronische facturen. De software verstuurt vervolgens de factuur naar een boekhoudapplicatie van je klant en wordt automatisch ingelezen en -geboekt.
Ben je een aanbestedingsplichtige organisatie? Sinds 18 april 2019 moet je e-facturen kunnen ontvangen en verwerken in Europees formaat via het beveiligde Peppol-netwerk.
Starten met elektronisch factureren kan een (te) grote stap zijn voor ondernemers, zeker als je geen zaken doet met de overheid. Een digitale factuur daarentegen is een stuk laagdrempeliger. Bovendien kun je bepaalde facturatietools integreren met boekhoudsoftware. Zo stap je moeiteloos over naar e-facturatie wanneer jij er klaar voor bent.
“Sinds ons verkoop- en facturatieproces gelinkt is aan onze boekhoudtool, is de administratielast fors geslonken.”
“Als het echt belangrijk is, gebruik je papier.”
Een uitspraak die niet helemaal meer klopt.
Sinds 2013 hebben papieren en digitale facturen dezelfde rechtswaarde en zijn ze dus gelijkwaardig.
Waarom kiezen voor een digitale factuur?
Digitaal factureren heeft 5 essentiële troeven voor je onderneming:
- Je boekt forse tijdswinst
Gebruik je een facturatietool, dan stel je in een mum van tijd facturen op. Gewoon je gepersonaliseerde template invullen en de software maakt de berekening voor jou. Je kunt zelfs een standaardmail opstellen waardoor je de factuur in luttele seconden verstuurt. Of creëer automatische betaalherinneringen en zorg zo voor een gezonde cashflow.
- Minder kans op fouten
Doordat een tool de verschillende bedragen op je factuur berekent, daalt de kans op fouten zienderogen. Een ander voordeel: je hoeft nooit meer naar je rekenmachine te zoeken.
- Zicht op je cijfers = doordachte beslissingen
Via een handig overzicht in je facturatiesoftware houd je continu je openstaande betalingen en facturen de gaten. Zo heb je inzicht in de financiële gezondheid van je zaak en neem je onderbouwde beslissingen.
- Digitaal is veiliger
Niet alleen is die overvolle kast met mappen doorgaans een lelijk ding, bij waterschade, brand of – no judgement – gewoon slordigheid, is je papieren administratie foetsie. Een digitaal archief (en een automatische kopie ervan) is veel veiliger.
- Jij en je klanten kunnen flexibeler werken
In de auto op weg naar een klant of vanaf de bank na een nacht stevig doorzakken: digitaal factureren kan altijd en overal. Je hebt alleen een internetverbinding nodig.
Van een creatief agency over een IT-speler tot een tuinbouwbedrijf: zij zijn allemaal overtuigd van de voordelen van digitaal factureren.
Wat heb je nodig voor een digitale factuur?
Nee, hier geen flauwe grapjes als ‘een goed humeur’ of clichés als ‘gezond verstand.’ Wat is wel essentieel om digitaal te factureren – behalve een pc of laptop? Drie zaken:
- Betrouwbare software. Zoek een kwalitatieve tool op maat van jouw bedrijf. Houd ook rekening met de integratiemogelijkheden en uitbreidingen. Kan je de software bijvoorbeeld koppelen met je boekhoudpakket? Kan je er ook tijdsregistratie en een CRM aan toevoegen? En niet onbelangrijk in het digitale tijdperk: bestaat er een goed werkende app van de tool?
- Een degelijk opslagsysteem. Niet elke facturatietool beschikt over een betrouwbare database. Al is dat wel een cruciale voorwaarde: digitale facturen moet je – net als papieren exemplaren – 7 jaar bijhouden.
- IT-beveiliging. Je laat ’s nachts de deuren van je huis niet wagenwijd openstaan. Dat hopen we althans. Ook je pc en smartphone moet je beveiligen met de nodige antivirusprogramma’s of andere oplossingen. Een facturatietool bevat immers waardevolle informatie over je onderneming.
Gebruik je software om digitaal te factureren, te archiveren en te betalen? Of investeer je in de beveiliging van IT? Als je kosten maakt voor je bedrijf, mag je deze kosten aftrekken van je winst. Hierdoor betaal je minder belasting.
Een facturatietool kiezen is als 11-jarige een zak snoep vullen in de Kruidvat op vrijdag: het aanbod is overweldigend. Hoe onderscheid je de juiste software – de spreekwoordelijke vampierentanden – van apps die niet bij je onderneming passen (lees: de zoute drop)? Met deze tips hak je de knoop correct door.
Aandachtspunten bij digitaal factureren
Oké, digitaal factureren is geen rocket science. Toch zijn er verschillende aandachtspunten:
- Digitaliseer je facturen …
Werk zoveel mogelijk met digitale facturen en bewaar die allemaal in dezelfde map/server/cloud. Zo bestaat je boekhouding niet uit een papieren én elektronisch deel.
- … en vraag hetzelfde aan je leveranciers
Digitaal factureren werkt het best als het van twee kanten komt. Vraag daarom aan je leveranciers of ze je steeds een digitale factuur willen sturen. Dat bespaart jou een uitpuilende map. Maar soms is een papieren factuur onvermijdelijk. De rekening van een zakendiner of een parkeerbonnetje bijvoorbeeld. Neem in dat geval een foto of scan van het papieren exemplaar en upload ‘m naar je digitale archief.
- Start op een sleutelmoment
Beginnen met digitaal factureren kan op elk moment, al is het verstandig om een sleutelmoment te kiezen. Denk aan een nieuw kwartaal of de start van een nieuw boekjaar. Op die manier staan alle facturen van die periode op dezelfde plek.
Tijdens je eerste training meteen 15 km lopen. Of nuchter naar de Toppers gaan. Rookie mistakes, we maken ze allemaal. We sommen de valkuilen bij digitaal factureren op, zodat jij die probleemloos vermijdt.
In 4 stappen naar een digitale factuur
Digitaal facturen biedt een aantal cruciale voordelen. Daar zijn we het hopelijk al over eens. Maar hoe doe je dat precies, een digitale factuur opstellen en versturen? Een helder stappenplan.
Stap 1: stel je offerte doordacht op
Een goede factuur begint bij een heldere offerte. Bij voorkeur som je daar al de verschillende fases van het project op, met de bijbehorende budgetten. Niet alleen glashelder voor je klant, maar meteen ook een goede basis van de factuur. Want in een ideale wereld is je factuur een copy-paste van de offerte.
Stap 2: maak een digitale factuur
Een goede tool zet een offerte in een klik om naar een factuur. Is er geen een offerte, dan maak je gemakkelijk een factuur in je vertrouwde template. De software doet het rekenwerk. Geen geklungel met Excel-formules, tellen en procenten.
Stap 3: verstuur je factuur digitaal
Met facturatiesoftware stuur je facturen rechtstreeks naar je klanten. Bye postzegels likken, arrivederci handmatig mails opstellen, tschüss dikke mappen. Dankzij de integratie met je boekhoudpakket verschijnen uitgaande facturen bovendien automatisch in jouw systeem.
Stap 4: volg laattijdige betalingen op
Veel Nederlandse bedrijven krijgen regelmatig te maken met wanbetalers. Dankzij een digitale facturatietool heb je continu een overzicht op de achterstallige facturen en volg je deze vlot op. Met Teamleader kan je zelfs je automatische betaalherinneringen instellen, zodat je klanten een vriendelijk bericht krijgen met de boodschap hun openstaande facturen te betalen.
Wist je dat je een standaardvergoeding van minimaal €40 kunt vragen als je klant te laat betaalt? Ook krijg je een vergoeding voor juridische kosten of incassokosten en mag je rente heffen over de periode na de gestelde betaaltermijn.
Ontdek Teamleader, dé tool die factureren een pak makkelijker maakt!
Teamleader is eenvoudige software die CRM, projectmanagement en facturatie bundelt in één handige tool. In slechts enkele klikken maak, verzend en beheer je facturen. Offertes zet je in mum van tijd om in een factuur, elk document krijgt jouw huisstijl en klanten laat je moeiteloos online betalen.